採用活動における
プライバシーポリシーおよび
基本方針について

採用活動におけるプライバシーポリシーおよび基本方針

一般社団法人日本能率協会（以下「当会」といいます）は、当会の採用募集への応募者（以下「応募者」といいます）の個人情報を適切に保護・取扱うとともに、応募者が安心して採用選考に臨める環境を整備するため、以下のとおり「採用活動におけるプライバシーポリシーおよび基本方針」（以下「本方針」といいます）を定めます。
なお、本方針に定めのない事項については、当会の「個人情報等の取り扱いについて」が適用されるものとします。

  1. 取得する個人情報
    当会は、採用活動において、応募者から直接、または採用エージェントや業務委託先等から間接的に、応募者個人を識別できる以下の情報を取得します。
    • 氏名、年齢、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス等の基本情報
    • 履歴書、職務経歴書、エントリーシート等に記載された学歴、職歴、資格等の情報
    • 対話、通信、電話、オンライン面接を含む、面接・選考過程における一切のコミュニケーション内容（音声、録音データ、動画データ、文字起こしデータを含む）
    • 採用活動への応募・参加の履歴、適性検査の結果、および採用選考における選考結果（評価を含む）
    • その他、採用活動に関連して応募者が当会に提供した一切の情報
    【機微情報の取り扱いについて】 健康状態や国籍等に関する情報（機微情報）の提供は原則として任意であり、当会は応募者 の事前の同意を得た場合にのみ取得します。取得した機微情報は、業務の適性（配属等）や 健康確保、必要なビザ取得の支援、入職後の人事管理など、必要な範囲でのみ利用します。 なお、ビザ取得支援や雇用手続き等に必要な情報をご提供いただけない場合、該当する支援 や手続きの完了（採用・入職等）に支障が生じる場合があります。
  2. 個人情報の利用目的
    当会は、取得した個人情報を以下の目的を達成するために必要な範囲内で利用し、法令で認 められる場合を除き、それ以外の目的では利用いたしません。
    • 応募者に当会の採用活動に関する連絡、面接日時の調整、合否の通知を行うため
    • 採用選考（書類選考、面接、適性検査、AIツール等によるデータ解析・マッチング分析等）を実施し、応募者のスキルや適性を判定するため
    • 当会の雇用機会やイベント等についての情報を提供するため
    • 採用プロセスの客観的な振り返り、および今後の採用活動の改良・改善に向けた分析（統計データの作成を含む）のため
    • （入職決定者の場合）入職手続き、配属決定、健康管理、および入職後の人事管理のため
  3. 採用活動におけるAI（人工知能）および録音ツール等の 利用について
    当会は、客観的かつ効率的で公平な採用選考を行うため、採用プロセスの一部においてAIおよび録音・文字起こしツール等を導入する場合があります。
    • 面接内容を正確に記録し複数名で公平に評価を行うため、面接内容を録音・録画、またはツールにより文字起こしする場合があります。
    • 作成されたデータや適性検査結果の分析において、求める人物像とのマッチング度を評価するためにAIを利用することがあります。
    • AIツールはあくまで選考の補助であり、AIの評価のみで合否を決定する「自動意思決定」は行わず、最終的な判断は必ず当会の担当者が行います。
    • 使用するAIに対しては、応募者の個人情報をAIの追加学習（他団体への流用等）に利用しない契約（非学習型の運用）を締結しています。
  4. 採用選考中におけるハラスメント防止について
    当会は、すべての応募者（インターンシップやイベント参加者等を含みます）が安全かつ安 心して採用活動や選考に参加できるよう、応募者に対する一切のハラスメント行為（セク シュアルハラスメント、パワーハラスメント等を含みます）を容認いたしません。
    • 方針の徹底：
      当会の全役職員に対し、採用活動における適切な言動とルールの遵守を徹底させます。
    • 公正な選考環境の提供：
      不適切な質問（プライベートへの過度な介入等）や、個人的な連絡（私的なSNSの利用や不適切な場所での面談等）を固く禁じます。
    • 相談窓口の設置と不利益取扱いの禁止：
      万が一、選考過程において不適切な言動を受けた場合、または見聞きした場合は、本方針第10項に記載の「採用・ハラスメント相談窓口」までご連絡ください。相談者のプライバシーは厳格に保護され、相談したことを理由に選考において不利益な取扱いを受けることは一切ありません。
  5. 個人情報の第三者への提供
    当会は、以下の場合を除き、応募者本人の同意を得ない限り、応募者の個人情報を第三者に 提供しません。
    • 法令に基づく場合
    • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、応募者の同意を得ることが困難な場合
    • 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、応募者の同意を得ることが困難な場合
  6. 個人情報の取扱いの委託
    当会は、「2. 個人情報の利用目的」の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を外部の業務委託先に委託することがあります。その場合、適切に個人情報を取り扱う者を選定し、適正な契約を締結した上で適切に監督します。
  7. 個人情報の管理および保管期間
    当会は、応募者の個人情報を、一般のユーザーがアクセスできない環境下にて安全に保管し、不正アクセス・紛失・破壊・改ざんまたは漏洩等が生じないよう努めます。
    • 入職決定者の情報：
      当会の職員情報として、当会規程に基づき保管・管理します。
    • 入職に至らなかった応募者の情報：
      一定期間、当会の採用プロセスの改善や、将来の雇用機会・イベント情報の提供等のために必要な範囲において保有し、その後適切な方法で廃棄・消去します。
  8. 保有個人情報の開示・訂正・削除等
    応募者は、当会に対してご自身の個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止等を求める ことができます。依頼があった場合、法令に従い適切に対応します。 ただし、以下のいずれかに該当する場合には、開示等の対象となりませんのであらかじめご 了承ください。
    • 当会の採用選考に関する情報
    • 応募者の合否の結果および評価に関する情報
  9. 本方針の改定
    当会は、本方針を適宜見直し、その全部または一部を事前の予告なく改定することがありま す。改定した場合は、当会のウェブサイト等において速やかに公表します。
  10. お問い合わせ・ハラスメント相談窓口
    本方針、個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、および採用活動中のハラスメント等に関 するご相談は、下記窓口までご連絡ください。 【採用・ハラスメント相談窓口】 一般社団法人日本能率協会 経営企画グループ　人事担当
    住所：東京都港区芝公園３－１－２２
    メールアドレス：jma-jinji@jma.or.jp
    電話番号：03-3434-2375

制定・改定日：2026年9月18日制定