京都女子大学

総務部 大学改革推進室 大学改革推進係長

前川 雄太 氏

 JMA では2010 年より大学改革や経営力向上の進捗度を定量的に計測する仕組みである「自己点検・評価マネジメントシステム」の普及を開始いたしました。このシステムを実際にご活用いただいている京都女子大学、前川様にお話を伺いました。インタビュアーは日本能率協会、石井亮二です。( 以下敬称略)

データ保管場所とやりとりに課題があった

--- 前川さんのお立場を教えていただけますか?

 総務部大学改革推進室で係長をしています。大学の基本方針の策定や教育組織・課程等の改組について、学内のワーキングにおける検討や文部科学省との調整を行いながら、大学の諸改革の推進をしていくことが主な業務になります。
 また、JMA のシステムを活用している自己点検・評価及び認証評価の企画・推進も大きな業務の一つです。点検・評価は大学全般に関わりますので、全ての事務部署と全ての学科・専攻の担当委員の方々とやりとりをしながら、進めています。

--- 現在はJMA の「自己点検・評価マネジメントシステム」をご利用いただいていますが、導入前の課題はどのようなものだったのでしょうか?

 点検・評価を進めるにあたっては、点検・評価内容を裏付ける根拠データを整備しておくことが必要です。しかし、それらのデータは多岐に渡り、量もとても多いので、そのデータの管理・活用が課題になっていました。具体的に何が課題になっていたかというと、教員と職員が共有できるデータベースがなかったことです。評価シートやデータの受け渡しの際には、その度にメールで送って、それをまた送り返してもらうというように、データのやり取りの煩雑さが大きな課題になっていました。データを一元的に保管する場所がないので、過年度との比較もしにくい。単年度のデータだけならまだいいのですが、過年度と比較するとなると大変で、データをきちんと年度ごとの点検・評価内容と併せて格納できる場所が欲しいと思っていました。

作業性が向上。評価基準もすぐに確認できる

--- 業務におけるデータの管理にご苦労されていたわけですね。その課題を克服するために、このシステムにご関心をいただいたわけですが、導入を決めた理由はどこにあったのでしょうか?

 理由の一つは、今お話したデータの過年度比較がシステム上で簡単にできるということですね。もう一つはWEB上のシステムなので、URLとID・パスワードがあれば、基本的には誰でも使えるというところです。教員も職員も職制によるサーバ環境の差異に関係なく、閲覧と編集をすることができ、個人個人のパソコンにシステムをダウンロードする必要がない。従って、委員が年度ごとに変わっても簡単に対応ができます。さらに言えば、学内外どこでも作業ができることも挙げられます。また、大学評価の基準に対応していることも決め手になりました。データ管理だけをするシステムであれば、企業向けのシステムもあると思うのですが、大学認証評価機関である公益財団法人大学基準協会の基準に合わせた設計なので、その点も導入の決め手になりました。

--- 大学認証評価にそのまま使えるところをご評価いただいたわけですね。

 単純に中期経営計画などの確認をおこなうシステムであれば、おそらく他のシステムもあるでしょう。

--- 導入後のご感想はいかがでしょうか?

 データを一元管理することができて、教員や職員関係なく担当者全員がいつでも見ることができるようになり、データを見ながら作業ができる。データの一元化・共通化・過年度との比較と点検・評価の入力が一つのシステムでできるようになったというのは、大きなメリットですね。
 また、格納したデータを大学の評価基準と紐づけて、編集画面に表示することができるので、作業がしやすくなりました。

教職協働の助けになるシステム

--- 今後、より改善して欲しい点はありますか?

 いわゆるユーザーインターフェース、編集画面などの使い勝手の部分ですね。フォントや文字のサイズが小さい部分もあるので、そこをさらに見やすくしてもらえると、さらに使いやすくなると思います。
 もう一つは出力機能の強化ですね。本学はまだ会議が紙ベースなので、出力機能をさらに充実して欲しいです。エクセルで出力できる機能があるのですが、会議用にA4 サイズに形を整えなければいけない。そこが手間になっています。これは本学の事情に関連することではありますが。

--- このシステムを検討されている方へ、お伝えしていただけることがあればお願いします。

 点検・評価というのはどこの大学にとっても、正直、負担が大きくて、それぞれの大学で試行錯誤されている業務だと思います。法令で定められていますから必ずしなければいけない。しかし、なかなか学内で理解を得ることが難しい業務でもあります。
 そういった中で点検・評価を進めるにあたり、このシステムは教員と職員と共通して使用でき、点検・評価の入力と根拠データの確認を同じシステム内でできますので、点検・評価作業の軽減につながります。その点でおすすめできるシステムです。

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