海外専門展示会の活用方法出展への準備

社内プロジェクトチームの結成

出展は大きく分けて販売チーム・リサーチチームの2チームを構成するのがよい。
人数は半分ずつに分けるのがよいといわれる。

販売チーム

ブースでのセールス。最低必要人員は以下の通り。

  • セールスのプロ
  • 決裁権者
  • 技術者
  • 語学堪能者、又は通訳
リサーチチーム

競合出展社や会場を視察し新製品、新技術、技術レベル、業界の動き等を調査する。

リサーチは今後のビジネス発展、専門展示会出展の成功には欠かせない。
初日の早い時間や最終日の遅い時間、開場から一時間以内の比較的ビジターが少ない時間のリサーチがよい。
また、他社スタンドへの売り込み、フォーラムでの製品説明、プレスへのアプローチ、広告活動等も効果的である。

能動的・積極的に活動しよう!

出展への準備

一般的に日本の専門展示会はビジネスのスタートとして考えられているが、ドイツの専門展示会は具体的なゴール(商談の現場)として使用される。
そのため各展示会に合わせた周到な事前準備が重要となってくる。

営業ツール

英語での用意があれば問題ないが、ターゲット国の言語の用意があればなお良い。

  • ポスター・カタログ
  • 白紙の見積書、契約書(即決するため)
  • パンフレット
  • パネル・タペストリー
  • 取引の手順、注文から納品までの手順書
  • 英語版企業ホームページ

ポスター

展示可能な最大サイズがインパクトあり。
文字の大きさは150 ポイント程度、ブランドカラーを多用したポスターを作成する。

パンフレット

以下の2 点を明記することで、商談がスムーズになる。

英語版企業ホームページ

会社・製品・技術内容を1 ページに簡潔にまとめ、問い合わせに繋げる。
全ての情報をトップページに記載し、さらにGoogle、Adwords へのキーワード対策も行うと効果的。
また、取引手順、配送、Q&Aは簡潔・明確に記すこと。 ※日本語を英語に翻訳した場合、文章量はおよそ3~4倍に増える。
見積書・注文書は、一枚にまとめることで、気軽に発注できるようにするとよい。
サインしてFAX 返送やメールで発注完了できるように、双方の工数を簡略化することが重要。
また、先方の指定フォームを使用されると、改ざんされる可能性が高く、また言語の相違による納品後のトラブルが重大化することがあるため、自社の指定フォームを使用すること。

※取引条件・支払いに関しては自社で事前に設定しておくこと。
現場で即決できる体制を整えよう

広告集客活動 主催者と出展社の二人三脚

主催者と出展社がそれぞれ宣伝を行うことで、マーケティングの相乗効果が得ることができる。

主催者 … TV・専門誌での専門展示会の宣伝・広告を通じて専門展示会情報を流し、ビジターを会場へ招致

出展社 … 会場へ来たビジターを自社スタンドへ集客

多くの集客のために必要な広告ツール
  • 招待状
  • パンフレット
  • 広告
  • ビジネス文書による出展アピール
  • カタログ・インターネット登録
主催者が出展社へ提供する宣伝ツール
  • ポスター
  • 招待入場券・e チケット
  • ビジター用パンフレット
  • オンラインバナー
  • 展示プログラム
  • ロゴマーク・会場図等のデータ
  • … etc

ビジター招待

顧客データ・招待者データの整理・入手が不可欠 開催40 日前までに来場してほしい人に招待状を発送。返信が来ない場合はFAX で確認・催促を行う。
主催者が用意するパンフレットや入場招待券等を同封すると、より効果的。

招待状以下の内容を記載すると効果的
専門展示会名、主催者名、専門展示会ロゴマーク、会場、会期、企業名、住所、連絡先、貴社展示ホール、スタンド番号(図を入れるとよい)、スタンド電話番号、FAX 番号、展示プログラム・主力商品、スタンド内でのイベント、催し、スタンドでのコンタクトパーソン ...etc

重要顧客の招待状にはゲスト用招待入場券を同封すると効果的。
入場招待券はOBS(Online Business Service)で申し込み可能。

広告

以下の広告は主催者が提供している

印刷広告
オフィシャルカタログ(CD-ROM にて提供・販売)や公式ホームページなどに広告を掲載するのもよい。
カタログは各国の各情報機関や経済団体等で専門展示会後も活用される。また、専門展示会会場内に設置されるEBi(ビジター用出展検索システム)に広告を掲載することもできる。
お申込み・お問い合せ:globis@messe.de
オンライン広告
インターネットが最大の情報源となる現在、ポップアップやバナー広告をPC や携帯電話サイト、ビジター向けオンラインニュースレターへ掲載することは、大きな成功への手助けとなる。
お申込み・お問い合せ:advertising@messe.de
屋外広告
専門展示会によっては、タクシーや公共交通機関、会場柵外に広告を掲載することができる。
お申込み・お問い合せ:advertising@messe.de

広報活動

プレスリリースの準備

プレスリリースは製品について客観的に記述し、誇張的表現は避ける。内容は以下の項目を含める。

  • 企業名と住所
  • 製品の機能・ターゲットグループ
  • 専門展示会名、会期、会場、スタンド番号
  • 読者が興味を持つ点(新素材、応用分野等)
  • 技術革新面のポイント(積極的・中立的に)
専門誌は技術的ディティールに、日刊紙は経済面に興味を持つ。

Products & Innovation (プレス向け新製品情報提供サービス)

ハノーバーで開催される専門展示会では、出展社の展示品紹介ニュースリリースを集めた情報源Products & InnovationをCD-ROMや専門展示会公式ホームページのプレス専用サイトを通じて世界各国の報道関係者に配布している。希望する出展社は、製品情報に関するリリース(3製品まで)をOBS へ送付すると、無料で情報掲載できる。

プレスリリースボックス

出展社は自社のプレスリリースを専門展示会主催者のプレスセンターへ置くことができる。

オンラインプレスガイド登録

専門展示会主催者は、報道関係者が迅速に出展社とコンタクトが取れるように各出展社の広報担当者名が掲載されるオンラインプレスガイドを作成・配布している。希望する際は、OBS で申請すると無料で広報担当者名を掲載することが出来る。

プレスキット以下の資料を準備するとよい
製品情報、会社概要、製品パンフレット、写真
記者発表を行う場合 会見スピーチ原稿、会見プログラム、メモ用紙、筆記用具、記念品

専門展示会主催者は、出展社の記者会見を有料/無料でサポートしています。
例)記者会見の日時・会場・テーマの告知、会場・飲食サービスの提供等

輸送・輸出入・保管

専門展示会の指定業者の連絡先はOBS もしくは公式ホームページで入手できる“Technical Regulations(技術規定集)”に記載されている。専門展示会指定業者以外の輸送業者を使用する際も、会場内での搬出入に関して主催者指定業者の1社と手続きする必要がある。 ※日本でコンタクトでき、ハノーバー開催の専門展示会に経験豊富な輸送業者(指定)を紹介しています。

宿泊

宿泊情報はこちらのページをご覧ください。

スタンド構築 展示スタンドは出展者の顔

スタンドには、スペースのみとレンタルスタンド(パッケージタイプ)によるレンタルスタンドがあり、製品は顧客によって展示方法を変える必要がある。

※開放面が多いほどスタンドが目立ち、ビジターも多く訪れ展示効果が大きい反面、それぞれの開放面数に応じて割増料金が発生する。

スペースのみを申し込んだ場合は、スタンドの料金は含まれておらず、別途オーダーする必要がある。
展示スタンドには、業者に依頼して構築するオーダースタンドとOBS で依頼できるレンタルスタンドがある。
レンタルスタンドは、構築・撤去費用、保管料、輸送料金、保守費用がかからず、経済的。

ハノーバーで開催される専門展示会は様々なタイプのレンタルスタンドがある(ホール内、屋外、open-air 等)。
パック内容はタイプにより異なる。このほかに必要なものについては、オプションでレンタル可能。
スタンドデザインコーポレートデザインや視覚に訴えるイメージデザイン要素が決め手

展示スタンドは出展者のマーケティング及びコミュニケーション戦略をアピールするものである。
デザインのする際のポイントは以下が考えられる。
スタンド業者を決める際には、このような点を考慮したアドバイスをくれる業者を選ぶとよい。

  • 製品の展示
  • 写真やスライドを使用するか
  • メインの展示製品
  • オーディオ・ビジュアルメディアを使用するか
  • スタンド及び展示品への照明
  • 社名版、トレードマーク、ロゴマーク
※レンタルスタンドではなく、オーダーメイドスタンドを設営する場合は、
 ハノーバー開催の専門展示会に経験豊富な日本国内でコンタクトできるスタンド業者を紹介していますので、ご相談下さい。

スタンド活動

スタンドスタッフには、セールス、技術者、決裁権者、外国語堪能者の4 者が要求される。
決裁権者が現地へ行き、その場で見積もり、契約できることは、信頼関係を作るうえで非常に重要である。

相手に信用してもらえる環境作り・積極的な営業活動が重要です
人選のポイント
  • 豊富な専門的知識がある
  • 専門展示会の経験がある
  • 社交性に富み、人間関係に積極的
  • 外国語に堪能である
  • 信頼性、積極性、忍耐力がある
  • 交渉能力がある
  • 口が堅く、陽気な性格である
  • とっさの判断能力がある
スタンドスタッフが熟知しておくべきこと
  • 展示品の特徴
  • 会社としての顧客サービス
  • 製品の価格・条件
  • 重要な顧客の把握
  • 積極的ビジネス
  • 自社出展に関する全ての広告宣伝
  • 基本的な出展目標
  • 専門展示会関連の会議・セミナー等のイベント
スタンドマネージャー(総責任者)の仕事 … 全活動を管理
  • 専門展示会会期前のスタンド点検
  • 重要ビジターの折衝・接待
  • 通訳へ事前資料送付
  • 顧客へのアドバイス
  • 各スタッフの出欠及び勤務時間管理
  • 会社への重要事項の報告
通訳の手配
こちらのページをご覧ください。