自治体経営革新センター

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事業別定員管理
情報化推進計画の策定調査

診断の進め方と効果

  • 事務事業別に、「投入時間実態調査」と「事務量変動要因調査」をおこない、行政需要の変化に対応する定員を算定し、約10~15%の新規人員創出(削減余地)を算定します。
  • 機構改革にあわせ、旧組識での事務事業別の投入時間と事務量変動要因をデータベース化し、新組織における人員配置シミュレーションによる組織改革業務の効率化と事務事業見直しによる定員削減余地を算定します。
  • 事業別の事業費と投入時間による人件費を明らかにし、事業のトータルコストの把握をおこない、事務量 変動要因に基づくABC(アクティビティ・ベースド・コスティング)の思想をいれたコスト管理を実現します。

診断・調査の特徴

1.”定量的”な事務量実態、事務量変動要因(活動単位)の把握

  • 事務事業の体系化/業務棚卸し表の作成
  • 課・係別の業務量・分担状況・特性を調査
  • 事務量変動要因(ボリュームドライバー)の設定
  • 実績・予測によるコスト算出

2.事務事業毎のコスト・適正職員(人工)の算定

  • 事務事業毎に定員を算定
  • 事務量変動要因を活用し、事務量増減に合わせ柔軟な定員管理を実現
  • 行政評価システムと連動させることによる財政的効果の見込み

3.行政需要・組織機構のシュミレーションがおこなえる『システム』の構築

  • 容易にシュミレーションが可能なデータを成果物として提出
  • 組織改正等の組合せ、行政需要の増減を予測した定員設定が可能

4.ABC/ABMの思想をとりいれた年次的マネジメントシステムへの取り組み

  • 年次毎に予算要求とあわせて活動単位である事務量変動要因を調査
  • 予算・人事がリンクしたマネジメントシステムの構築
  • 事業量にあわせた投入(人的コスト)が実現

プロジェクト・イメージとメソッド・ツール

1.現状事務の体系化

現状事務の体系化

事務を目的により階層化し、すべての事務を目にみえるようにします。事務の特性を明らかにすることで、特性ごとの改善視点を探ります。

  • 棚卸しと事務手順の明確化
  • ISO9000の事務標準化

2.各事務の投入時間(事務執行状況)の把握

自分が1年間、どの業務にどの程度の割合を費やしているかを思い起こします。 また課として、どの業務にどの程度の時間(割合)をかけているかを明確にするとともに、職員別の執行分布を明らかにします。

  • 課内での業務実態把握と効率化余地算定
  • 職員のスキルと経済性の分析
  • 事務別の時間コストの把握

3.事務量変動要因(行政需要)の把握

事業毎に事務量が増加する要因を設定し、その推移を把握します(行政需要の把握)。月ごとの事務量を把握し、課のピークオフ(繁閑)を明らかにします。

  • 事務量の管理指標の設定(ABC/ABM)
  • 課の繁閑に基づき、人員の適正化余地を探る

事務量変動要因(行政需要)の把握

4.事務量の管理指標の推移による次年度以降の定員算定

事務量の管理指標の推移(行政需要の増減)にもとづいた、次年度以降の事務別定員算定をおこないます。

  • 事務量変動要因が、減少→減員が可能/増加→増員の可能性あり

5.数値データ分析とヒアリング調査による適正化余地の算出

研究員所見による適正化余地と、ヒアリングによる削減可能人員の算出をおこないます。

  • すぐに着手可能な当面人員の算定
  • 事務改善、委託・廃止等により可能な目標人員の算定

6.毎年の定員管理の実施

事務量変動要因を毎年入力・管理することにより、行政需要に対応した毎年の定員管理が実施されます。

[報告書イメージ]

課別の投入時間状況・年間ピークオフ状況類似団体比較など。

報告書イメージ

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